• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd


Archief vernietigen na digitalisering?

 

Ruimtegebrek, kostenbesparing of veiligheid? Allemaal goede redenen om snel  na digitalisering tot vernietiging van origineel archiefmateriaal over te willen gaan. Er zijn echter ook een aantal aandachtspunten, zoals deze;


Kan elk archief zomaar vernietigd worden?
Er zijn wettelijke en juridische bepalingen die vernietiging van basismateriaal wel of niet toelaten;  Zo gelden voor organisaties en ondernemingen voorschriften vanuit De Belastingdienst, bestaan  wettelijke bewaartermijnen voor de bewaartermijnen van medische dossiers en kan archiefmateriaal een cultuurhistorische waarde hebben. Afhankelijk van het soort archief kunnen daarmee zeer uiteenlopende  bewaartermijnen gelden; In het geval dat oorspronkelijke materiaal  cultuurhistorische waarde heeft kan een bewaartermijn tot in de eeuwigheid gelden.  

Om voor vernietiging in aanmerking te komen geldt voor wettelijke en juridische documenten dat minimaal volgens de normering van het Substitutie Scannen moet worden gedigitaliseerd.


Wanneer oorspronkelijk archief vernietigen?
Deze vraag hangt – naast de eerder genoemde juridische en wettelijke regels  - af van de doelstellingen en wensen van de opdrachtgever.  

 

2dA biedt:

  • Vernietiging origineel materiaal, na goedkeuring gedigitaliseerde data door de opdrachtgever. In de regel betekent dit dat een controletermijn van enkele maanden wordt gehanteerd, waarin het oorspronkelijke archief wordt opgeslagen in beveiligde opslag;
  • Opslag van origineel materiaal, dat ondanks de digitalisering niet (binnen een afzienbare  termijn) vernietigd mag worden.
  • Standaard minimaal de Substiutie-kwaliteit.


Tip(s)!

  1. Kies voor ‘gecertificeerde’ vernietiging: met een Certificaat van Vernietiging kan met zekerheid een digitaliseringtraject worden afgesloten. 2dA vernietigt conform de veiligheidseisen zoals die met de opdrachtgever zijn vastgesteld, altijd met een betrokken oog voor het milieu.  
  2. Laat u goed informeren, vraag de 2dA-conversiespecialist.
  3. Scannen is meer dan digitaliseren; Overweeg data-optimalisatie om toekomstige nadelen door huidige dossiervervuiling te minimaliseren en toekomstige efficiency te maximaliseren, alvorens te vernietigen!

 

 

 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact